Zeiterfassung mit Google Spreadsheets und Forms
March 18, 2008Zeiterfassung ist ein schwieriges Thema. Am schönsten ist es ohne – da wird man nicht daran erinnert, dass man seine Zeit an die spannensten aber unwichtigsten Dinge verschwendet. Man kommt also nicht drum herum.
Heute wollte ich für unser kleines Team eine neue Zeiterfassung aufsetzen, um die herumschwirrenden Spreadsheets abzustellen – und hab mich der Teamfähigkeit wegen für Google Spreadsheets entschieden. Aber nicht irgendwie, sondern sauber strukturiert und mit feiner und zeitsparender Eingabemaske.
Das ganze habe ich mit dem neuen Spreadsheet-Feature “Forms” gelöst (seit Jahren warte ich auf so was..) und das dann in unser neues Google-Sites-Intranet integriert. Schau so aus (Klick für groß):
Das Anlegen eines solchen Formulars ist einfach: Ein leeres Google Spreadsheet anlegen, dort unter “Share” die Funktion “..fill out form”. Dann erscheint im Hauptscreen ein “Edit form”-Link, über den sich in wenigen Klicks die Maske anlegen lässt. Die Daten sammeln sich dann automatisch im Spreadsheet.
Um aus den Daten auch Informationen zu ziehen, habe ich ein Sheet namens “Results” angelegt und addiere dort jeweils die Stundenanzahl zu Mitarbeitername und Projekt. Dafür verwende ich die schon aus Excel bewährte Formel SUMIF(Data!F:F,B1,Data!H:H). Auf gut Deutsch heißt das: “Schau im Sheet ‘Data’ nach, wo in der Spalte F der Name ‘XY’ vorkommt, der hier links daneben in B1 steht, und zähle alle Stunden, die dort in Spalte H stehen, zusammen”. So lassen sich die Stundensummen für jede Person und jedes Projekt errechnen. Quasi ein Pivot-Tabellen-Workaround..
Und das ganze habe ich dann in Google Sites integriert, das geht dort ganz einfach. Lässt sich aber auch in jedes andere Intranet integrieren, das HTML-Code (iframe) akzeptiert. Sites hat hier halt den Vorteil des gemeinsamen Berechtigungssystems zwischen Sites und Docs, nämlich über Google Apps.
Zu Google Sites siehe auch Google Wiki a.k.a Google Sites – eine Enttäuschung – eine Einschätzung, die sich durch die Verwendung übrigens bestätigt. Trotzdem muss ich zugeben, dass dieses Beispiel zeigt, dass die Google-Strategie, die Unternehmen an den IT-Abteilungen vorbei zu erobern, Sinn ergibt.
All photographs and texts on this site are © by Helge Fahrnberger and licensed under a Creative Commons License (unless indicated otherwise). | Konkurs | Amazon | Impressum
For my time-collection system (only for myself, using Excel) I have many dimensions such as work month, billing month, customer, project, task (design, implementation, etc.) and create many different pivot-views of those data. I don’t think I would want to be without them for this sort of task.
I look forward to actual pivot tables in Google Spreadsheets. I’m sure they will come eventually. And if not, then from a competing product.
Excel hasn’t changed its pivot table functionality in about 10 years. And its functionality is just nearly identical (although less visually pleasing version) to Lotus Improv or Quantrix. I’m sure there’s more one can do with it. And I’m sure Google (or Apple) are the people to do it.
One solution would be to make an Excel pivot table which pulls the underlying data from a Google Spreadsheet (using Google Spreadsheet’s “export to CSV”, which seems to produce a consistent URL, and Excel’s “Import External Data”)
Ich verwende (nur für mich selbst) seit ca. 1 1/2 Jahren Slimtimer (slimtimer.com). Es ist besonders einfach gehalten, es gibt nur Tasks die mit Tags versehen werden können (keine Projekte oder tiefere Hierarchien). Ist auch für mehrere User ausgelegt. Die Zeiterfassung wird durch einen Client vereinfacht. Und es ist gratis :-)
ziemlich clever! die spreadsheet-forms kannte ich noch gar nicht.
mein problem mit den google apps, die ich sehr schätze, und unternehmen ist nach wie vor, dass unternehmensdaten (docs, spreadsheets, calendar, email) irgendwo im google nirvana landen und außer google keiner dorthin gelangt. oder irre ich mich da? gibt es vielleicht sowas wie eine google apps appliance?
Netter Eintrag, das Thema Zeiterfassung ist lästig und nirgends wirklich gut gelöst – genau solche einfachen Lösungen bringens… mich würde aber aus für mich aktuellem Anlass (ein Kunde interessiert sich für Google Sites) sehr interessieren, inwiefern sich Deine Enttäuschung durch die Verwendung bestätigt… kannst Du da expliziter werden, wie Deine konkreten Erfahrungen nun aussehen?
@Christian: Nein, das ist leider so. Eine Google-Apps-Box gibt’s nicht.
@Maschi: Die Enttäuschung bezieht sich auf zwei Dinge, erstens auf die verpassten Chancen, hier eine saubere Integration mit den existierenden Services hinzukriegen. Das ist eher die Enttäuschung von jemandem, der’s gerne besser gemacht hätte, als User mag einem das weniger auffallen.
Zweitens stören ein paar Sachen aber tatsächlich: Sites ist darauf angelegt, mehrere Wikis pro User bzw. Organisation anzulegen, die Sites-Startseite zeigt darum nur eine Liste von angelegten Wikis. Das mag manchmal praktisch sein, entspricht aber nicht meinem Verständnis von Intranet-Startseite. Außerdem sind noch ein paar Bugs drin, zb. haben bei manchen Usern diese Links auf unser Wiki gefehlt, sie kamen nur per direktem Link hin.
In Summe ist Sites aber relativ gut, das muss ich schon sagen. “Relativ” heißt dabei, dass es in vielen Punkten Produkten wie Socialtext oder Confluence gewachsen ist, dafür aber nichts kostet. Die Single-Sign-On-Lösung für jemanden, der alls Apps nutzt (also auch Email und Kalender) ist auch eine feine Sache.
Ich erfasse meine Zeiten mit Billings, einem Programm zum Schreiben von Rechnungen für MacOS. Ansonsten habe ich viel gutes über Mite gehört: http://bemite.com
Bei Google Spreadsheets gibt’s auch das Problem, dass die Tabellen maximal 5000 Zeilen haben können, danach hat’s sich mit der Zeiterfassung, es sei denn, jemand tauscht händisch die Daten aus. Für Einzelkämpfer sicherlich machbar, aber in größeren Firmen sicherlich ein Kriterium.
@Adrian: It seems that your wish for Pivot tables has become true – Google has released the Visualization API yesterday, and one of its first users seems to have developed what was missing for so long: Panorama Pivot Tables.
Again a very clever clever move to let others do the work.
Hi,
klasse Tipp, vielen Dank. Ich recherchiere für mein aktuelles Projekt (www.arbeitszeit-erfassung.net)zur Zeit nach allen Möglichen Methoden zur Erfassung der Arbeitszeiten – wenn du nichts dagegegen hast, werde ich diesen Blog-Eintrag verlinken.
Hallo,
klasse Idee, muss ich auchmal ausprobieren.
Ich habe unter
http://www.logmytime.de/Zeiterfassung/Arbeitsstunden-Zeiterfassung
einen interesanten Artikel zum Thema Zeiterfasung gefunden, vielleicht ist er ja auch für andere noch interessant.
Gruß Andre