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Der Tag ist gekommen. Der Tag, an dem ich für eine kleine Firma konkret überlege, auf Microsoft Office und Exchange zu verzichten. Die Alternative könnte so ausschauen:

(1) Google Apps for your domain. Hier wird der gesamte Mail-Dienst (“MX-Record”) der Domain auf den Google-Server umgeleitet. Aufwand: 5 Minuten. Zur Verfügung stehen dann:

  • Email: Sehr schnelles und angenehmes Gmail-Interface im Web mit 2 bzw. 8GB Storage (siehe unten)
  • Kalender: Sehr komfortabler web-basierter Kalender, mit voller Gmail-Integration (Einladungen, etc.)
  • Dokumente: Google Docs ist quasi das Online-Word, aber kollaborativ (Wiki-like), mit Berechtigungssystem. Voll kompatibel mit MS-Word (Import + Export).
  • Spreadsheets: detto. Voll kompatibel mit MS-Excel (Import + Export).

 

(2) Client-seitige Software dazu:

  • Email: Gmail funktioniert über den Pop3-Zugang mit jedem beliebigem Email-Programm. Eine Möglichkeit ist Thunderbird, der kleine Bruder des Firefox.
  • Kalender: Der webbasierte Google Calendar lässt sich mit beliebigen Programmen synchronisieren (und auch mit Handys), die den iCal-Standard unterstützen. Lass uns Lightning (a.k.a Sunbird) als Thunderbird-Integration verwenden. Für die automatische Synchronisation müssten wir auf irgendeinem Server jedem Rechner beispielsweise das Opensource-Tool GCALDaemon aufsetzen.
  • Office-Suite: Als Alternative zu MS Office installieren wir Open Office, das sehr ausgereifte Äquivalente zu Word, Excel, Powerpoint, Corel Draw und Access enthält. Es ist 2-Weg-kompatibel zu MS-Dateiformaten. (Außerdem sind Google Docs und Google Spreadsheets wiederum 2-Weg-kompatibel zu Openoffice-Formaten.)

 

Schwupps, haben wir um null Euro (in Worten: 0) eine komplette Microsoft-Landschaft ersetzt. Die Firma mit 12 Mitarbeitern erspart sich 12 x €250 für MS Office plus €1.200 für den Exchange-Server plus €800 an Exchange-Userlizenzen plus mächtige Hardware, Storage und Backup für den Exchange-Server. Immerhin über hunderttausend Fleck in alter Währung. Noch ohne Supportaufwand.

Jetzt will man natürlich professionellen Support von Google, mit Uptime-Garantie, größerem Storage (8GB statt 2GB pro User) und allem was dazugehört. Kostet €50 pro User und Jahr (Premier Edition), für 12 User also €600 pro Jahr. Immer noch Peanuts.

Das Überraschende dabei für mich ist, dass ich bei dieser Lösung bei genauerer Betrachtung gar keine großen Abstriche machen muss. Openoffice und Thunderbird sind für jeden, der die Microsoft-Produkte kennt, in nullkommanix erlernbar und bieten fast den gleichen Comfort. Die zusätzlichen webbasierten Lösungen machen die Sache sogar deutlich praktischer, vor allem im Außendienst (Kalender, Mail) und im Team (Docs, Spreadsheets).

(Ich habe übrigens Sunbird/Lightning und die Google-Calendar-Synchronisation selbst noch nicht getestet. Den Rest schon. Aber sowieso alles ohne Gewähr..)

Google schafft hier, was den Kartellbehörden auf beiden Seiten des Atlantiks nicht gelungen ist. Microsoft arbeitet zwar ebenfalls mit Hochdruck an Online-Office, aber die Luxuspreise dürften der Vergangenheit angehören.

Und das Desktop-basierte Office-Paket sowieso. Wolfgang Sommergut dazu:

Eine neue Technologie ist (..) in einem frühen Stadium der etablierten Konkurrenz unterlegen, bietet aber Perspektiven, die weit über das Bekannte hinausgehen. Ein Beispiel dafür ist der PC, der bei seinem Erscheinen vor 25 Jahren im Vergleich zur etablierten Midrange-Konkurrenz wie die VAX ziemlich mickrig aussah. (..) Im Fall der Büroanwendungen hört man immer wieder die Einschätzung, die Online-Tools seien keine ernsthafte Alternative zu MS Office. Der Funktionsumfang sei viel zu gering, nicht mal Fußnoten oder automatisch erstellte Inhaltsverzeichnisse gäbe es dort. Wenn man aber sieht, wie mehere Autoren mit einem Online-Office zusammenarbeiten können, dann schwant einem, welche Möglichkeiten sich da eröffnen: kein Hin- und Herschicken von Office-Dokumenten als Mail-Anhänge, eine Benachrichtigung mit Link auf den Text oder die Tabelle reichen. Auch Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an, weil Änderungen durch einen weiteren Autor bei allen Bearbeitern in Echtzeit angezeigt werden.

PS. Wenn Google Apps auf Linux laufen kann, warum dann nicht auch gleich mein Notebook? Bye bye monopoly.

PPS. Sehe eben, dass sich GCALDaemon auch zur Synchronisation der Gmail-Kontakte mit dem Thunderbird-Adressbuch nutzen lässt. Cool.

Update. Mirjam hat per Mail eben eine interessante Frage gestellt: Sie möchte dieses Setup einsetzen aber dabei auf weitere Tools wie Wikis oder Fileserver verzichten – nur wohin mit den restlichen shared Files (Präsentationen, etc.)? Auch dafür gibt’s eine Lösung, wenn auch nur einen schmutzigen Workaround: Gmail als File Server missbrauchen.

Update 2: Dieser Link macht laut meinen Referrer-Logs gerade in den Microsoft-Offices in Irland die Runde.. :-)


 

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22 Comments
#430 Adrian Smith says on March 13, 2007 at 4:14 am
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In Gmail, one can use another email address as the sender of emails, i.e. X@mycompany.com not X@gmail.com. However, the recipient sees “Adrian Smith (on behalf of Adrian Smith)” in the from line. The first is the gmail address, the second is X@mycompany.com. It looks a little unprofessional. Is there a way to get around that?

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#432 Helge says on March 13, 2007 at 8:02 am
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sure – surrender your MX record to google ;-)

when you go to setting>accounts you can set a default value to “send message as”. i just set it to mycompany.com and it didn’t add “in behalf of..”.

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#433 Adrian Smith says on March 13, 2007 at 8:59 am
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You’re right. They’ve changed that since I last used that feature (about 6 months ago). The “From” is simply “Name ” which is what you want. Thanks!

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#434 teekiller says on March 13, 2007 at 10:42 am
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Find ich im Prinzip gut, habe allerdings 2 Bedenken:

– Vertraulichkeit: Ich bin noch etwas skeptisch, was das speichern von möglicherweise heiklen Daten auf dem Online-store einer fremden Firma angeht.
– Verfügbarkeit; Ist google offline, steht die Firma (je nach Geschäftszweig und Abhängigkeit zu den Daten)

lg,g.

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#439 axel says on March 13, 2007 at 1:46 pm
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hochinteressant, ich bin auf die erfahrungen die ihr dabei in der praxis macht sehr neugierig, halt uns bitte diesbezüglich auf dem laufenden.

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#443 Helge says on March 13, 2007 at 5:19 pm
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@teekiller: die bedenken zur vertraulichkeit teile ich grundsätzlich. weiß allerdings nicht, ob mir die bedenken so viel kohle wert sind..

zur verfügbarkeit muss ich sagen, dass ich google *deutlich* mehr vertraue, als einen von einem IT-mitarbeiter oder einer lokalen zulieferfirma betreutem exchange-server. außerdem basieren hier alle daten auf offenen standards (iCal, OpenDocument-format = ein ISO-standard, POP3), was bei der microsoft-lösung nicht so ist. und es ist ein leichtes, analog zur synchronisation eine automatische backup-lösung aufzusetzen.

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#449 Ben Ferrari says on March 13, 2007 at 11:17 pm
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Ich bin zwar im Grunde genommen auch sehr neugierig auf dieses
Experiment. Ich will jetzt trotzdem mal den Skeptiker spielen:

Ist MS Office nicht in den meisten Firmen so stark etabliert, dass ein
direkter Wechsel auf ein anderes Produkt als gefaehrliches Experiment
betrachtet wird? Und wird deshalb nicht jeder Mitarbeiter sofort in
die Defensive gehen, wenn mal etwas nicht so laeuft wie er es gewohnt
ist?

“Ich haette das Dokument laengst fertig, aber das dumme Google Office
ist gerade so langsam.”

“Ich haette das Dokument laengst fertig, aber ich weiss nicht wie man
bei dem dummen Google Office…”

“Ich brauche ganz dringend viele bunte Charts in meinem Spreadsheet,
aber Google Spreadsheet kann das nicht.”

“Warum leisten sich alle anderen das tolle, bewaehrte, teure MS
Office, aber wir sind zu geizig dafuer?”

Das Problem ist, dass die meisten Angestellten mit Software arbeiten
muessen und nicht wollen. Wenn sie sich an etwas anderes gewoehnen
sollen als das was sie kennen, ist das neue immer die schlechtere
Loesung. Darum hat sich OpenOffice ja auch nie durchgesetzt.
Zumindest stell ich mir das so vor. Du hast da natuerlich wesentlich
mehr Erfahrung.

Vielleicht sollte man der Firma eher einen sanften Wechsel empfehlen
und Google’s Applikationen nicht als Ersatz fuer Office, sondern als
zusaetzliche Unterstuetzung fuer die Angestellten anbieten.
D.h. Office bleibt erstmal weiterhin installiert, aber die Dokumente
sollen in Zukunft auf Google Docs Accounts gespeichert werden. “Da
sind sie sicher, ihr koennt darin suchen, ihr habt Versionen und ihr
koennt sie kollaborativ bearbeiten. Und als ob das nicht genug waehre
koennt ihr beim gemeinsamen bearbeiten auch noch nebenbei uebers
Wochenende chatten.”

Wer will, kann ein Dokument jederzeit nach .doc exportieren, mit Word
bearbeiten und dann wieder zurueck auf Googles Server laden. Das
werden zu Beginn auch sicher alle machen, aber weil es ja auch direkt
im Browser geht, wird das alte Office mit der Zeit immer unwichtiger.

Nach einem, vielleicht zwei Jahren schmeisst man die Microsoft
Produkte dann endgueltig von der Platte. Zu dem Zeitpunkt vermisst sie
dann auch niemand mehr.

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#450 Helge says on March 13, 2007 at 11:36 pm
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ben, du sprichst den kern von software überhaupt an, nämlich die sozialen prozesse rund um die technologie. diese allein ist ziemlich unwichtig.

wir wissen alle in welchem bahnhof der zug in fünf jahren steht, aber der weg dorthin wird noch sehr spannend und mit viel konflikten gepflastert, im unternehmensumfeld.

das oben skizzierte modell geht von einem startup aus, wo junge frische mitarbeiter zur sache gehen, für die es auch ganz selbstverständlich ist, teure lösungen im sinne der firma zu vermeiden. überall sonst ist das schon ein bisschen schwieriger.

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#458 Adrian Smith says on March 14, 2007 at 3:30 am
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Concerning mail, I work this way with my business since about 2006-03. With the exception that I don’t have any employees and didn’t use the sender feature from Gmail (@430,@432).

To protect myself (probably unnecessarily) from Google going into receivership, them dropping the Gmail product, or Gmail being down, and to allow me to view/compose emails on a plane, I download all messages via POP to Thunderbird, there I have all my mails since the beginning of Gmail as a backup. That’s safe enough for me.

And @443: Agreed – No technology is perfect, managed by an IT department or managed by Google – But most services managed professionally online (like Google) are more available than those managed locally from an IT department.

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#473 Adrian Smith says on March 15, 2007 at 4:38 am
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I don’t know if using gmail as a fileserver is really supported by Google. I mean it might work (technically), but if we’re talking about company documents (which are presumably important) then there must be a better solution, preferably supporting Versioning.

A friend of mine uses some service, pays X euros a month, and gets a wiki, and subversion server (as well as email and a few other things), over a VPN with that service. That would seem to make a lot of sense.

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#476 Klaus says on March 15, 2007 at 2:53 pm
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@propos ubuntu: gibts im handel überhaupt ein vernünftiges notebook auf dem nicht schon windows vorinstalliert ist? hab nämlich keine lust das zu bezahlen nur um es dann deinstallieren zu müssen…

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#478 Helge says on March 15, 2007 at 3:48 pm
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@klaus: gute frage. die würde ich mal im geizhals-forum stellen.

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#485 Ben Ferrari says on March 16, 2007 at 5:03 pm
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Top 1 Anfrage in Dell’s neuem Digg-Clone “Idea Storm”:

“Offer the 3 top free Linux versions for free pre-installation on all Dell PCs.”

http://www.dellideastorm.com/article/show/61771

Als Reaktion gibt es von Dell dazu mittlerweile noch eine Umfrage:

http://www.dell.com/content/topics/global.aspx/corp/linux?s=corp

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#493 Fabian says on March 17, 2007 at 10:35 pm
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@Klaus: IBM/Lenovo-Thinkpads gab es zumindest bei Resellern in Deutschland schon ohne Zwangswindows. Und bei Dell läuft gerade eine Umfrage zu diesem Thema (http://www.dell.com/linuxsurvey)!

@Adrian: GMail is paid by context sensitive adwords and with gmailfs you won’t ever click on those. I won’t rely on gmailfs, at least not for backup purposes. But what about using amazon S3 (also mountable and inexpensive)? Another possibility that worked for me (and for free) was using gmx.net’s mediacenter (1gb webdav, 2gb/month trafficlimit) and having a cronjob collecting changed/touched files and upload them via cadaver and expect (I blogged the details)

@Helge: Mit den erwähnten Google Services kann ich schon eine Weile gut arbeiten, vor allem mit der Freiheit nicht zwangsläufig auf _eine_ Workstation angewiesen zu sein. Allerdings habe ich mit der Verwaltung von Adressen noch meine Probleme. GMail Kontakte sind nur für Name/Mail/Notizen gut, was mich zu Yahoo Contact trieb … beim Mailen wieder unpraktisch. Hast Du einen Tipp?

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#530 Helge says on March 22, 2007 at 6:37 pm
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@fabian: nein, allenfalls noch in ein spreadsheet, aber das ist ja auch doof. auch das wiki geht mir im google-setup ab, hätte gerne alles beeinander mit einem login.

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#626 Adrian Smith says on March 29, 2007 at 4:59 am
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@433 Ah not so. The sender is still wrong. The headers are:

From: “Adrian Smith”
Sender: my.gmail.address@gmail.com

I sent someone an email recently (they use Outlook) and they replied, and the following was in the text of the reply i.e. at the start of the quotation of my message:

Von: my.gmail.address@gmail.com im Auftrag von Adrian Smith

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#632 Ben Ferrari says on March 29, 2007 at 12:05 pm
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kurzes update zum thema dell und notebooks ohne windows:

http://www.heise.de/newsticker/meldung/87569

wieder ein stein weniger im weg.

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#126274 Anita Posch says on January 5, 2009 at 4:16 pm
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Hallo Helge,

Jänner 2009 – ich teste gerade Google Apps. Google Mail, Docs und Calendar benutze ich schon lange. Auch geshared über Thunderbird Lightning. Ich hab mich nun für Google Apps angemeldet, weil ich dachte es gibt hier auch Projektmanagement (Tasks) und File Sharing Möglichkeiten. Kann aber nichts finden.

Ich suche schon lange nach einer Lösung mit Projektmanagement, Mini CRM, Stundenzettel, Wissensdatenbank, E-Mail und File Sharing. Wir verwenden “egroupware” das funktioniert aber leider nicht ganz so wie es sollte. Basecamp ist auch nicht ganz das, was wir brauchen.

Wie sind deine Erfahrungen? Wie machst du für deine Firma das File Sharing?

Wo ist sie denn nun die Wunderwuzzi Lösung für 1-5 Personen Unternehmen (und entsprechend knappen Finanzen)?

LG, Anita

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#126312 Helge says on January 5, 2009 at 6:10 pm
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@Anita:

Lightning und OpenOffice haben sich bei mir nicht bewährt. (Zweiteres schon zT., aber spätestens wenn man zwischen MS- und OpenOffice hin- und hertauscht, treten Probleme auf.)

Hab auch keinen vollständigen Marktüberblick, aber die Sachen die du aufzählst, gibt’s m.E. bislang für Kleinunternehmen nicht zufriedenstellend.

Wir verwenden: Google Sites (für fast alles, begrenzt sogar Filesharing), Trac (macht aber nur für Softwareprojekte Sinn), Google Apps (also hauptsächlich Gmail und auch Docs und Spreadsheets, zusammen mit Openoffice/MS Office) und Thunderbird, bzw. jeder den Client seiner eigenen Wahl. Das gleiche gilt für Kalender (ich verwende Google Calendar, aber eben die Standalone-Version, gesynced mit meinem Iphone).

Zeiterfassung ebenfalls mit Sites und Docs. Ist aber nicht das gelbe vom Ei.

Mein größtes Fragezeichen ist derzeit CRM. Da weiß ich noch gar nicht, wie wir das lösen werden.

Was du dir mal anschauen könntest (hab ich noch nicht getan) ist Zoho.

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#147362 Ingo Schloo says on March 8, 2009 at 7:10 pm
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Prüfe auch gerade die Idee – wobei mir die web-Mail-Lösung für meine sehr dezentrale Unternehmensstruktur reicht – wenn Leistungsfähig genug. Office kann ich im Unternehmen ja weiter verwenden.
Lt. Google KeyAccounter sind aber bei Gmail Premium Apps keine öffentlichen Ordner z.b. zentraler Servicaccounts möglich – kann ich gar nicht glauben – hat da jemand Erfahrung oder einen Workarround.
danke

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#226938 Arthur says on July 30, 2010 at 3:12 pm
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Wir stellen auch gerade um auf Google Apps (970 Mitarbeiter) und ersetzen unseren alten Exchange-Server.

Früher hat mir die Administration von einem Mailserver noch Spaß gemacht, aber heute ist es einfach nur noch nervig. Ständig kommen Anfragen, warum die E-Mail nicht durchgekommen ist, warum die erst so spät eingetroffen ist oder warum die nicht zugestellt werden kann.

Da geht man dann immer hin und analysiert den Fall und zu 50 Prozent liegt es an den externen Mailservern oder zu 49 Prozent an der mangelhaften Ausbildung der Mitarbeiter. Trotzdem muss ich jeden Fall untersuchen, weil es ja immer doch sein könnte, dass irgendein internes System bei uns nicht sauber funktioniert. Diese Arbeit könnte zukünftig bei externen Hosting entfallen und ich könnte mich mehr um die Schulung der Mitarbeiter kümmern.

Ich muss nie wieder ein Systemupgrade machen. Überhaupt kann kein IT-Systembetreuer 99,9 Prozent Verfügbarkeit, wie von Google Apps zugesichert, auch nur annähernd erreichen.

http://www.google.com/apps/intl/de/business/

@Klaus: Unter http://www.ixsoft.de gibt es PCs und Notebooks mit Ubuntu drauf.

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#241384 christodan says on December 3, 2010 at 9:03 pm
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Hallo zusammen, ich bin sehr an google apps interessiert. aber wier sieht es Faxen aus?

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